Как и какими документами подтвердить расходы и доходы на УСН? Минфин в письме от 2 октября 2020 года № 03-03-06/1/86376 меняет своё мнение

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

Вышеупомянутое письмо увидело свет очень своевременно, так как с 2021 года в «полку» упрощёнцев прибудет много новобранцев. Пусть Минфин ещё не единожды изменит своё мнение, но плательщикам налогов лучше перестраховаться и подтверждать расходы документами на бумажных носителях.

Пока не внесены изменения в ФЗ от 06.12.11 № 402 «О бухгалтерском учёте», налоговые органы не будут принимать в расчёт облагаемой базы по УСН расходы, подтверждаемые электронными документами. Мнение Минфина для налоговиков — закон, к сожалению.

Поэтому предлагаю разобраться с документооборотом, используемым в хозяйственной деятельности упрощёнцами, как предпринимателями, так и ООО. Поговорить, какими документами можно подтвердить доходы (для УСН в целом) и расходы при УСН 15%.       

Доходы, какими документами их подтвердить

При упрощённой системе налогообложения доходы учитываются по оплате (кассовый метод). Если нет поступления денежных средств тем или иным способом, значит, не дохода. Чем же их можно подтвердить?

  1. Банковские выписки содержат всю информацию о поступлении денежных средств на расчётный счёт. Это: 
  • оплаты от покупателей;
  • предоплаты или авансовые платежи по договорам;
  • частичные оплаты завершённых этапов работ;
  • возмещение банком оплаты товаров, услуг через терминал;
  • поступления от реализации основных средств и материалов;
  • проценты, начисленные на вклады.
  1. Кассовые документы (приходные ордера) о поступлении наличных денежных средств для ООО.

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

Или сменные отчеты ККМ, в которых отдельными строками указаны сумма наличной выручки и безналичные переводы через банковские терминалы.

  1. Выписка операций по банковской карте, если для платежей от покупателей используется она, а расчётный счёт отсутствует.
  2. Акты взаиморасчётов, если договорились с покупателем рассчитаться зачётным способом.
  3. Бланки строгой отчётности (БСО), если вы оказываете услуги физическим лицам, не имея ККМ.

Полный перечень доходов организаций и ИП содержат статьи 249 «Доходы от реализации» и 250 «Внереализационные доходы» Налогового Кодекса РФ (смотреть здесь).  

Расходы, их документальное подтверждение

Перечень документов, используемый в деловой жизни хозяйствующих субъектов, не широк. Их можно разделить на группы по возможности подтвердить расходы, несмотря на то, что все они содержат обязательные атрибуты учетного документа:

  1. Название (или наименование).
  2. Дата составления.
  3. Наименование поставщика товаров, услуг, работ.
  4. Перечисление поставленных товаров, услуг, работ.
  5. Единица измерения количественная и денежная.
  6. Должности лиц, ответственных за совершаемую сделку.
  7. Подписи, фамилии и инициалы лиц, заверяющих свершившееся событие (передачу товаров, работ, услуг).

Рассмотрим «первичку» поименно, что она собой представляет, для чего служит.

Документы, которые не подтверждают расходы

Такие документы есть, но их немного. К ним можно отнести счета и счета-фактуры.

Счёт, счёт на оплату, счёт-оферта

Названия — разные, но суть документа одна. Это — не что иное, как предложение оплаты.

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

Он содержит банковские реквизиты поставщика, перечень заинтересовавших товаров (работ, услуг), подписывается ответственными лицами предлагающей стороны.

Счёт-фактура

Это документ налогового контроля для организаций и предпринимателей, работающих с НДС. Они обязаны предъявлять этот документ своим покупателям, как предписывает Налоговый кодекс.

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

Он содержит адреса поставщиков, перечень проданных товаров (работ, услуг), подписывается ответственными лицами поставщика. Но счёт-фактура не содержит сведений о том, что вы получили товар, (работу, услугу).

Документы, которые подтверждают расходы

Эти документы, обычно, составляют в комплекте со счетами и счетами-фактурами, но именно они подтверждают, что товар действительно приобретён, услуга оказана, работа выполнена. 

Товарная накладная

Составляется при продаже товаров, которые перечислены в табличной части документа, измерены количественно и оценены😀 рублёво (или валютно).

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

Ниже таблицы есть графы для подписи лицами, передающими товар и его получающими. При наличии печати документ заверяется ею, при отсутствии — ставите скромное «Б/П» или пишите «Работаем без печати».

Если при приёмке товара выявлены расхождения в количестве или качестве товаров, составляется акт (в двух экземплярах) и направляется поставщику, который (по договорённости) или заменит, или довезёт товар по претензии.

Недоброкачественный товар, как правило, отправляется поставщику и составляется накладная на возврат товара в двух экземплярах.

Акт оказания услуг

Этот документ, как вы уже догадались, составляется при приёмке-передаче оказанных услуг. В таблице указывается наименование услуг, количество, цена за единицу и общая стоимость.

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

При отсутствии претензий к качеству услуг документ подписывается исполнителем и заказчиком, заверяется печатью при её наличии.

Акт приёмки-передачи выполненных работ

По своей сути он мало чем отличается от акта оказанных услуг, но, как правило, в нём могут отражаться дорогостоящие виды работ.

Поэтому в данном случае следует иметь договор на выполнение работ. Подрядчик должен предоставить смету, в которой укажет порядок исполнения, виды работ и необходимых материалов, их количество, цену и стоимость.

Универсальный передаточный документ

Самый удобный документ. Организации и предприниматели всё больше и больше вводят его в деловой документооборот. УПД заменяет собой счета-фактуры, товарные накладные, акты оказанных услуг и выполненных работ.

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

В левом верхнем углу надо просто указать статус: 1 — УПД является и счётом-фактурой, и передаточным актом (для тех, кто работает с НДС); 2 — передаточный акт. Содержит все обязательные реквизиты для первичных учетных документов.

Товарный чек

Часть товаров (инвентарь, чистящие средства и прочее) организации и предприниматели приобретают в розницу за наличный расчёт. Просите продавцов выдать товарный чек, сохраните кассовый чек и, если платили банковской картой, чек терминала.

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

Товарный чек должен содержать заполненные реквизиты продавца, обязательные для первичных документов. Если кассовый чек содержит полный перечень купленных товаров, то к нему не требуется товарный чек.

Прочие документы, которыми можно подтвердить расходы

Кроме перечисленных выше, есть документы, которые встречаются реже, но также могут служить подтверждением достоверности хозяйственной операции. К ним относятся:

  • акт закупа составляется в том случае, если объектом покупки-продажи выступает личное имущество физического лица. Сумма реализованного ФЛ имущества свыше 250 000 рублей облагается НДФЛ (13%)

Первичные документы, как подтвердить расходы и доходы на УСН, письмо Минфина

Например: ИП закупает макулатуру, рассчитывается наличными деньгами. Или у меня есть насос, вы хотите его купить. Составляете акт, рассчитываетесь с продавцом; 

  • акт взаиморасчётов, если договорились с партнёром рассчитаться зачётным способом;
  • акт списания в случае порчи товаров, инвентаря и прочих материальных ценностей.
  • приказ руководителя, если он не противоречит законодательству и не ведёт к налоговому правонарушению.

Все перечисленные документы пригодны для учёта расходов в любой сфере деятельности: торговой, производственной, оказания услуг, культуры. Также необходимые для подтверждения расходов документы можно создать и самим в свободной форме, подкрепить расчётами, справками, описями.

Заключение

Главное назначение первичных учётных документов — экономическое обоснование покупки, то есть показать выгоды от использования и применения того или иного имущества.

Но! Не надо доказывать налоговикам, что парикмахер в своём деле 😀 успешно использует бетономешалку, а строитель не может выполнить работу без профессионального инструмента стилиста.

Если же говорить о письме Минфина от 2 октября 2020 года № 03-03-06/1/86376, то следует учесть следующее.

Для камеральной проверки налоговый орган требует предоставить копии документов. Если вы имеете скрин (электронный образ) документа, то копия скрина ничем не будет отличаться от копии документа на бумаге. Главное, чтобы имелись подписи с двух сторон.

Но если камералисты заподозрят или выявят нарушения, то будет назначена выездная проверка. А это плохо! Потребуются оригиналы , которые получить от поставщиков спустя время будет сложно. Документы должны храниться 3 года (фактически 4), так как с позиции конца 2020 года, например, налоговики имеют право проверить период 2017-2019 г. г.

В следующей статье я расскажу как вести учёт доходов и расходов, считать налог, приведу примеры хозяйственных операций, где могут появиться разночтения с инспекторами.

Подписывайтесь на рассылку, чтобы быть в курсе о публикациях новых статей!

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях, обязательно отвечу. Или, если по теме, рассмотрю в следующей статье. 

Надеюсь, статья оказалась полезной, и вы не зря потратили время. А если разочек улыбнулись, то это лучшая награда для меня.

Спасибо!

Всего вам доброго! 

С уважением, Светлана

Нет комментариев

Оставить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение